14/1/2021 – Nas empresas de comunicação, assim como em muitos segmentos, formalizar acordos com clientes e fornecedores é fundamental para garantir segurança e cumprimento das contratações. Isso somado às mudanças recentes do mercado, exige adaptatividade de processos.
Um dos fatores que influenciou a necessidade de mudanças foi a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em agosto de 2020. Além disso, a pandemia trouxe novas formas de trabalhar e impactou diretamente quem ainda realizava o trabalho de forma manual, obrigando muitas empresas a digitalizarem seus processos. Segundo um estudo do Sebrae, 31% das pequenas empresas precisaram mudar a forma de trabalhar.
Agências de comunicação com modelos diversificados de trabalho, como consultoria, in house ou trabalho remoto, são cada vez mais comuns. Diante disso, para inovar e estar à frente da concorrência, é preciso buscar soluções especializadas que otimizem o trabalho.
Gestão de documentos on-line
Em modelos de trabalho diversificados é ainda mais fundamental que as empresas de comunicação formalizem seus acordos comerciais. Pois esse documento contratual servirá como base de consulta caso haja alguma dúvida durante o processo de prestação de serviços e, por meio dele, fica assegurada segurança jurídica para ambas as partes.
Nesse contexto, uma gestão de documentos e contratos on-line possibilita a flexibilização do trabalho e a ampliação do atendimento, permitindo a atuação em clientes sem limites de território. Com isso, o leque de possibilidades é muito maior.
Por isso, soluções de gestão de contratos e documentos são fortes aliadas das agências, pois não possibilitam somente o acompanhamento de contratos, mas também a aprovação de briefings e projetos com os clientes diretamente pela ferramenta. Isso mantém um fluxo organizado de todas as aprovações pelas quais este documento precisa passar.
Outra vantagem, é que softwares de gestão demonstram para o cliente que a agência é organizada, pois todos os documentos que necessitam passar por um fluxo têm um processo bem desenhado e ficam organizados em um lugar só.
A tecnologia ainda auxilia na segurança e organização, pois permite a configuração de acessos criptografados aos documentos. Assim o processo se torna mais ágil e automatizado, e sem risco de ciberataques.
Sobre o InContract
A solução de gerenciamento de contratos e documentos foi desenvolvida para dar mais eficiência e controle na gestão de empresas com grande volume de documentos. Controlando todo o ciclo de vida dentro da plataforma, ou seja, desde a criação, até a assinatura e encerramento.
Texto assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica
Website: http://www.incontract.com.br
