Por Fernando da Silva *
Como se não bastasse todos os desafios que vivemos no mundo dos negócios, novas tecnologias, concorrentes, e todos os desafios que envolvem a famosa transformação digital, agora temos a crise covid-19.
A pandemia nos trouxe estabelecimentos fechados, distanciamento social e uma série de medidas necessárias para o bem-estar e saúde das pessoas, mas que implicam em mudanças na rotina e nas operações de todas as empresas.
Grande parte das organizações de fato não estavam preparadas para lidar com essa situação, e empresários de diversas áreas tiveram que rever sua forma de atuar para manter uma movimentação mínima de suas operações neste período. Um cenário que futuramente possa colocar o covid-19 como o principal motor de transformação para muitas companhias.
Segundo uma pesquisa da Mercer com aproximadamente 720 empresas, apenas 60% das companhias tinham um plano de continuidade dos negócios, quanto 4.8% não tinha qualquer plano para seguir. Além disso somente 28,2% das companhias tinham já em sua cultura a prática do home office, e apenas 4% das companhias trabalhavam com mais de 50% de sua equipe remotamente.
O levantamento aponta ainda que 22% das empresas precisam implementar novas tecnologias para oferecer acesso à distância, quanto 62,7% das organizações ainda teme que o modelo home office possa gerar uma queda de produtividade. Mesmo assim, o fato é que 64% das empresas fecharam seus escritórios físicos neste momento de pandemia.
Diante deste cenário algumas ações práticas de gestão, com processos moldados e ferramentas tecnológicas, permitem que as empresas, atentas a cultura da transformação digital, possam viver este momento minimizando os impactos negativos e até mais fortalecidas e preparadas para o momento de retomada do mercado.
Sim, sabemos que este cenário desafiador vai passar. Então, como passar por este caminho desafiador da melhor forma possível?
Boas práticas
Gestão das Pessoas
Este tornou-se talvez um dos maiores desafios deste momento, já que para preservar a vida das pessoas foi necessário o isolamento social. Em muitos casos as empresas optaram por dar férias ou banco de horas para os colaboradores, mas outras optaram pelo home office, aplicando as tarefas do dia a dia com reuniões por conferência e aplicando metodologias ágeis para medir a produtividade de todo o time envolvido.
Cabe a cada organização avaliar a melhor atitude a ser tomada dentro de sua realidade organizacional.
Comunicação
Independente de sua decisão sobre a questão anterior – gestão de pessoas – em momentos como este manter todas as pessoas informadas é extremamente importante. Para isso estabeleça uma equipe dedicada a gestão da crise, busque os fatos a partir de fontes e dados confiáveis e tenha uma estratégia de comunicação bem definida e adequada para cada um dos públicos-alvo da sua empresa.
Esta comunicação deve considerar o público externo (clientes, fornecedores, comunidade), mas também deve prever o público interno, neste caso ferramentas como redes sociais corporativas, aplicativos de troca de mensagens e vídeo conferência são fundamentais para manter essa comunicação e a colaboração entre as equipes.
Estreitar o relacionamento com Clientes e Fornecedores
Estar próximo dos clientes e fornecedores, estreitar o relacionamento é bom para todas as partes, e neste momento mais do que nunca. É preciso ter clareza do que será necessário produzir, ter claro quem irá nos pagar, quais compromissos podemos honrar, quais são os fornecedores que conseguirão cumprir ou renegociar suas entregas, qual a possibilidade de flexibilização dos prazos, etc.
É preciso eliminar as incertezas, este é o grande desafio. Para isso ter informações claras, previsibilidade e visibilidade do seu negócio é algo fundamental.
Controle das Finanças
Ter o controle das finanças da empresa é extremamente importante. Para isso é necessário procurar maneiras para reduzir custos, ter uma boa visibilidade das margens dos produtos e serviços e conhecer seus compromissos a receber e a pagar – pontos essenciais para uma boa gestão.
Será muito comum empresas buscarem renegociações de valores e postergação de pagamentos, o momento exige este tipo de ação. Por isso o passo anterior – relacionamento – se faz tão necessário aqui também.
A visibilidade do fluxo de caixa da empresa vai permitir avaliar de forma clara quais ações precisarão ser tomadas para manter a saúde financeira da organização. Nesta hora ter uma ferramenta de controle orçamentário, que viabiliza realizar análises e criar novos cenários a partir da alteração de receitas e gastos será de grande valor para melhor compreensão do impacto das ações nos resultados da empresa.
Embora muitas ações são emergenciais e de curtíssimo prazo, não podemos perder o foco do longo prazo, por mais imprevisível que seja o futuro. As empresas precisam lidar com a crise, mas também precisam estar preparadas para o que virá depois dela.
Controle seus Estoques e sua produção
As empresas que tem estoques de produto – seja matéria prima ou produtos acabados – precisam ter muito claro, seus ciclos de vendas e reposição. É preciso equilibrar os estoques para que não haja falta de produtos importantes, mas para que também não se crie altos níveis de estoque gerando um custo desnecessário.
Nós estamos assistindo o desafio das redes de supermercados de manter a reposição dos produtos devido a mudança no comportamento do consumidor, e querendo ou não, este é um ponto que afeta toda a cadeia produtiva.
Ter soluções tecnológicas que ajudem na análise e criação de cenários e que permitam adaptar rapidamente as quantidades de compra e produção com base no consumo são extremamente importantes nestes momentos de mudança.
Inovação e Tecnologia
Este talvez seja o grande diferencial das empresas que estão minimizando os impactos negativos em seus negócios mesmo diante de um cenário de mudanças radicais. Embora estejamos vivendo nos últimos anos grandes transformações nos modelos de negócios, muitas empresas vinham até hoje à margem destas mudanças.
Neste momento talvez não seja mais possível sobreviver desta forma. Com todos dentro de casa, os meios digitais passaram a ser uma das mais importantes formas de contato com seu consumidor.
Se sua empresa ainda não está familiarizada com as redes sociais ou vendas online, não perca mais tempo, você precisa descobrir como chegar ao seu consumidor e fazer para seu produto ou serviço chegar nas mãos das pessoas. A tecnologia também pode ajudar muito para manter a produtividade das equipes, mantendo a rotina com reuniões virtuais e contribuindo com uma iteração mínima das pessoas.
Diante destas 6 lições podemos concluir que temos 3 pilares fundamentais para a continuidade dos nossos negócios: Pessoas, Gestão e Inovação. Este momento vai passar e certamente as empresas mais bem preparadas sairão ainda mais fortalecidas deste momento.
* Fernando da Silva é Head de Produto na Senior Sistemas
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