por Paulo Fernandes*
A digitalização não é apenas um fenômeno dos novos tempos. Mais do que isso, tornou-se uma onda que vem engolindo todos os segmentos da sociedade, revolucionando a forma como nos relacionamos com as pessoas, como realizamos compras ou simplesmente como lemos um livro.
Como não poderia deixar de ser, essa tendência chegou ao universo corporativo. E chegou para ficar. Empresas de todos os portes estão cada vez mais rapidamente deixando para trás o antigo universo do papel, em que pilhas de documentos muitas vezes mal armazenadas guardavam importantes informações sobre os negócios, como dados bancários e fichas de clientes.
Digitalizar não significa apenas alinhar-se à modernidade. Muito mais do que isso. Ao sair do físico para o digital, as empresas ganham muito mais segurança, agilidade e produtividade. São vários os fatores que contribuem para isso. A começar pela facilidade de acesso aos diversos tipos de documentos.
Se antes, consultar determinada informação em um documento específico poderia requerer horas, agora basta uma rápida busca por palavra-chave por meio de um computador ou celular. É como comparar o uso de um mecanismo de busca pela internet como o Google para encontrar uma resposta específica com a procura exaustiva entre as centenas de verbetes de uma antiga enciclopédia. Em um mundo em que cada vez mais tempo é, sim, dinheiro, o ganho de produtividade é evidente.
Junte-se a isso a segurança dos dados. Vários segmentos, principalmente os bancos, vêm se beneficiando dos avançadíssimos níveis de criptografia atuais que protegem os documentos contra leitores indesejados, permitindo acesso somente a pessoas autorizadas. Esse fato dirime o medo de muitos no que diz respeito ao roubo de informações. E vou além: digo com toda a segurança que é muito mais fácil entrar clandestinamente em um arquivo ou cofre e roubar um documento de papel do que invadir sistemas e quebrar criptografias.
Já que mencionei o armazenamento, acrescento que esse é outro benefício que a digitalização traz ao cliente, uma vez que a empresa se livra de altos custos com salas necessárias para abrigar centenas ou milhares de folhas de papel. Em vez disso, o disco rígido de um computador, ou, mais recentemente, o armazenamento em nuvem substitui perfeitamente o espaço físico. No caso da opção em nuvem, a empresa tem ainda em mãos a vantagem de poder acessar as informações desejadas remotamente, por um computador, celular ou tablet, de forma rápida e segura.
Isso tudo sem contar a precisão da informação. Documentos digitalizados não sofrem com a ação do tempo e não se deterioram, como acontece com o papel. Além do mais, no digital não há porque se preocupar com rasuras ou com problemas caligráficos.uma empresa Kodak Alaris, provedora global de tecnologia em soluções de captura da informação.
Com tantos benefícios, afirmo categoricamente que é preciso se digitalizar para se manter competitivo no mercado. Se o seu negócio ainda está nos tempos do papel, ele será em breve engolido por outra onda: a do atraso.
*Paulo Renato Rocha Fernandes é diretor LATAM da Alaris, uma empresa Kodak Alaris, provedora global de tecnologia em soluções de captura da informação.
